Report automation: automatització en la generació d'informes

Sí: una cosa tan quotidiana com presentar i consultar dades, una tasca recurrent que consumeix moltíssimes hores –a més d'un important nombre de recursos interns i externs– es pot automatitzar. Avui parlarem específicament del que, seguint amb la nomenclatura en anglès, s'anomena report automation.

Encara que és un concepte força autoexplicatiu, val la pena fer-ne una mínima explicació. Es tracta d'un procediment autònom, mitjançant el qual es generen reports preconfigurats.

 Lògicament es fa servir una eina d'automatització, un software que extreu les dades dels diferents canals, les processa, crea una visualització dels mateixos i les publica o envia per a la seva consulta.

Tots estem d'acord que les decisions estratègicament més valuoses són les que es recolzen en números (data driven) i que multitud d’insights sorgeixen d'una bona anàlisi.

És més: no ens cansem de dir que el màrqueting online té l'enorme avantatge que permet que tot es pugui mesurar. Però siguem objectius, que es pugui no vol dir que es faci; i és més, no tot el que es pot mesurar té sentit si no és en un context determinat i en relació amb d’altres aspectes.

 El resultat, massa sovint, és un munt d' informació desagregada i inconnexa, desenes de KPIs de negoci que requereixen moltes hores de feina per, d'alguna manera, formar una estructura que ens aporti la visió que necessitem.

 I el pitjor és que, si no automatitzem la generació d'informes, gran part d'aquesta feina s'ha de repetir de manera recurrent una vegada o més al mes. Si es fa de manera manual, a més, la probabilitat de cometre errors humans és elevada i això, sens dubte, desvirtua els resultats.

 Una altra alternativa és pagar a una consultora especialitzada, però això no és sostenible en el temps, ni tampoc rendible, sobretot si ets un comerç petit. Pot tenir sentit de manera puntual però no de manera indefinida.

 Resumint, per tant, tenim els següents avantatges si adoptem l'automatització d'informes al nostre negoci:

• Economia de temps i recursos: som molt més productius en automatitzar els informes.
• Podem gestionar majors quantitats i profunditat de dades: això rep el nom de “granularitat”.
• Informació més consistent i fiable: homogeneïtza les dades extretes de cada canal i plataforma.
• Dades servides a demanda, en els períodes que requereixi l'anàlisi i, en molts casos, en temps real. Podem acudir a l'eina de manera proactiva sense esperar la generació de l'informe en qüestió.
• Permet enfocar-nos en les tasques principals i prioritzar millor les línies d'actuació.

Tot el que generi dades es pot passar per les eines de report automation. A nivell de promoció, com estem parlant de màrqueting, acostuma a fer-se servir un dashboard o quadre de comandament que involucra diversos canals:

• SEO: tots els KPIs i mètriques rellevants de tràfic orgànic, vendes, usuaris, visites, conversions…
• PPC: més o menys les dades de SEO, però afegint-ne d'altres relacionades amb la inversió publicitària, com ara el ROAS o retorn de la inversió.
• Social Media: aquí tenen lloc més sovint accions menys orientades a la venda directa i més a la notorietat de marca i fins i tot a l’atenció al client. Aquí les mètriques i la manera de mesurar són molt diferents. Hem de centrar-nos en abast, engagement i abstraccions com el sentit o el to de la comunicació.
• Email marketing: de nou som davant s’una cosa molt singular en els seus informes. És imprescindible conèixer taxes de lliurament, obertura, ràtio de clics a enllaços…

 I ho podem sofisticar tot encara més si introduïm dades de vendes i comandes per canals de logística i incloem el comerç físic.

Potser a aquest epígraf li ha faltat l’afegitó: “sense arruïnar el meu pressupost”. Perquè eines n'hi ha moltes, algunes directament espectaculars, però com sol passar: són cares.

 És clar que pots automatitzar els informes de moltes plataformes com Google Ads, Analytics, la teva plataforma d'email marketing... però això només resol part del problema. Tindràs totes les dades al teu correu de manera regular, però continuaran estant aïllades entre si i requeriran d’algun procés manual com ara el bolcat a un full de càlcul, per la qual cosa és una automatització parcial.

La solució és a Google, però no, no t'estic enviant a buscar-la allà. Em refereixo a una de les eines que té a disposició de tots els usuaris. Es diu Google Data Studio i, bàsicament, permet connectar múltiples fonts de dades per generar informes en un sol quadre de comandament.

 Data Studio és completament configurable, encara que per connectar dades de plataformes externes a Google potser hagis de passar per caixa. Pots fer una ullada a Supermetrics o Datadoo, per exemple, i buscar algunes alternatives que t'encaixin en pressupost i necessitats.

Imatges | Unsplash.