Guía para saber delegar: cómo lograr un negocio que marcha solo (2)

Como sabemos que este tema es de los que hay que meditar muy bien, hemos preparado una serie de posts que empezó con esta primera parte de la guía y cierra con el post que estás leyendo ahora mismo. 

Como ya hemos hablado sobradamente de por qué es importante delegar y cómo hacerlo, vamos a profundizar en la parte humana del asunto. ¿Cómo elegimos a quién encomendar qué tareas? ¿Qué persona es la más indicada?

Pues vamos a ayudarte con esta parte.

Una vez que has auditado y priorizado las tareas, es el momento de empezar a ir delegando en tu equipo. Aquí habría que distinguir entre 2 supuestos diferentes.

El primero escenario implica contar ya con un equipo creado. Por lo general, en esté caso resulta más sencillo reasignar las tareas, porque ya conoces al equipo y a cada uno de sus miembros: sabes cuál es su implicación, manera de trabajar, puntos débiles y fuertes.

Por el contrario, si aún no cuentas con un perfil dentro de la empresa que pueda hacer lo que necesitas delegar y vas a contratarlo específicamente, deberás plantearte muy bien qué necesitas para asegurarte de estar cubriendo las necesidades que tienes en ese momento, y también las necesidades las futuras.

Teniendo esto claro, podemos hablar de una serie de factores que afectan a la decisión de elegir en quién delegar.

Necesitas contar con alguien que acredite su capacidad para resolver la tarea. Por lo general, lo mejor es que sea alguien que ya haya hecho algo similar anteriormente, ya sea en tu empresa o en un trabajo anterior. 

A veces, no se cuenta con nadie en plantilla o no se puede fichar a alguien hiperespecializado. En esos casos, casi es más importante contar con otros dos factores: la actitud por encima de la aptitud y el tiempo para dar formación.

Si tienes a alguien que te ha demostrado su capacidad para asumir nuevas tareas y tiene buena disposición… esa es tu persona.

Tendrás que dedicarle bastante tiempo al principio, primero hasta que interiorice bien la tarea y después en la supervisión de la misma. Cuanto mejor sea la relación conocimiento de la tarea/actitud, tu inversión en tiempo será menos y el resultado mejor.

¿Es ambicioso? ¿Independiente? ¿Individualista? ¿Crees que se ve a sí mismo en la empresa a largo plazo? Hay gente,  por ejemplo, que  no sabe trabajar bajo presión, mientras que otros mantienen siempre la cabeza fría.

Antes de delegar en alguien, es importante saber estas cosas. Ya hemos comentado la importancia de una buena actitud, pero no es solo eso. Lo mejor es que tengas un perfil muy claro de en quién estás delegando.

¿Qué características son las ideales? Dependerá de la tarea, pero por defecto busca a alguien disciplinado, capaz de pensar por sí mismo, proactivo para buscar soluciones a través del pensamiento lateral y que tenga un cierto vínculo con la empresa.

Esto último es vital porque no podemos estar formando a alguien cada 6 meses. Simplemente no es operativo, y a medio plazo resulta un problema más que una solución. Pon de tu parte para hacer atractivo el trabajo.

Los recursos son limitados para cualquier empresa, incluso para las más grandes. Esto es algo que tiene claro todo aquel que quiere emprender.

Cuando se delega, de alguna forma, se está alterando el flujo de trabajo. Esto es muy sensible, porque lo óptimo será equilibrar las cargas pero, en ningún caso, mover los cuellos de botella de ti a otro trabajador.

Antes de elegir “al afortunado”, es importante que valores si es capaz de asumir más tareas sin que esto comprometa su rendimiento general ni le haga ir corriendo a todo correr. Eso repercute en la calidad de su trabajo y, sobre todo, en su nivel de satisfacción.

Si nos encontramos ante una labor que se puede fraccionar en pequeñas sub-tareas, podemos hacerlo para asegurarnos de ser equitativos y mantener el flujo de trabajo de una manera eficiente y productiva.

Solo una última puntualización general para acabar con esta guía: saber delegar implica también mantener el equilibrio entre la exigencia y el reconocimiento. 

Por una parte, no puedes dejar que salga adelante un trabajo que no cumpla con las exigencias mínimas: tienes que hacer entender que lo que no está saliendo bien se debe ajustar, sin dramas ni broncas pero tampoco asumiendo tú otra vez la carga de rehacer el trabajo.

Por otra parte, cuando las cosas empiecen a rodar y sientas que puedes desentenderte de los pormenores del día a día –la supervisión general nunca deberá dejarse de lado–, reconoce los méritos y agradece el esfuerzo. Esta es una de las cosas que se esperan de un líder y  de las que más agradece cualquiera que esté haciendo un esfuerzo.

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