Exterminadors de productivitat i com combatre'ls (1)

13/02/2019
  • Saps quins són els principals exterminadors de productivitat en el teu dia a dia? Els desgranem en diversos posts i et donem tips per evitar-los.

  • Gestionar un eCommerce (o qualsevol tipus de negoci) és una tasca que requereix temps i sempre hi ha milers de coses a prioritzar –especialment si no comptes amb gaire més mans que les teves. 

    "Gestionar un negoci" no és una tasca de per si: es composa d'infinites tasques successives que podria dir-se que no s’acaben mai –almenys, no fins al dia en què tanques el negoci, tot i que esperem que això no et passi. 

    En l'execució d'aquestes petites o grans tasques diàries, poden sorgir imprevistos que entorpeixin el que fas. O bé, davant la idea d'haver de fer una llista interminable de coses sense comptar pràcticament amb cap ajuda, potser no sàpigues bé per on començar i et deixis portar per la procrastinació. 

    També pot passar que les eines o la tecnologia de què disposes no siguin les adequades per ajudar-te en la teva productivitat. O que la cultura empresarial que s'ha establert estigui frenant el desenvolupament del teu equip i l'augment de la productivitat general. 

    Aquests obstacles a la teva eficàcia diària i a la del teu equip són el que es coneix com exterminadors de productivitat, i en tot negoci n’hi ha uns quants. Per superar-los, és fonamental que els detectis i els eliminis, i avui t’explicarem com pots aconseguir detectar i eliminar els que tenen a veure amb els processos, la tecnologia i la cultura empresarial del teu negoci.
  • Què són els exterminadors de productivitat?

  • Entenem com exterminadors de productivitat aquells esdeveniments que intervenen en les nostres tasques diàries i que ens obliguen a no mantenir una proporcionalitat entre el temps que invertim per dur-les a terme i la rendibilitat que suposen per al projecte. 

    Dit d'una altra manera: pots estar tot el dia molt ocupat, però ser molt poc productiu. Els exterminadors de productivitat són tots aquells esdeveniments que es colen en el que estàs fent, dilatant el teu temps d'execució de tal manera que la cosa comença a no resultar-te rendible. 

    I això és molt dolent per al teu negoci. Hi ha diverses categories dins d'aquestes situacions que ens ajudaran a explicar millor allò al que ens referim.
  • #1 - Exterminadors de productivitat procedimentals

  • Són els més habituals i també sovint són difícils de detectar. 

    Tenen lloc quan, en un moment determinat de la trajectòria del negoci, es defineix un procediment que ha de ser realitzat d'una manera determinada. Aquest procediment, que podia ser productiu i lògic en aquell moment, roman inalterat en el temps i no s'adapta a la nova realitat de l'empresa quan aquesta canvia. 

    Diem que és molt difícil adonar-nos-en perquè la minva en la productivitat es produeix de manera progressiva. El procediment va perdent eficiència de mica en mica, alhora que es va institucionalitzant dins de l'equip. Així, progressivament es converteix en una càrrega de la qual no en som conscients.
  • EXEMPLE: Imagina que una empresa fundada el 1990 com a retail manté la mateixa manera de treballar al 2019, quan ja s'ha transformat digitalment i ven més online. Absurd, oi?

  • EXEMPLE: Fa uns anys, vaig treballar a títol personal en una empresa que, per a qualsevol despesa, requeria dues sol·licituds: una de fons i una altra de despeses. Les dues sol·licituds havien de fer-se davant del departament financer mitjançant documents impresos. 

    Aquest les remetia a Direcció que, un cop a la setmana, les revisava totes juntes i donava o no la seva aprovació, signant el Director i l'Adjunt a la Direcció. 

    Després, les remetien de nou per missatger al departament financer, que estava en una altra seu, i, llavors sí, t’autoritzaven a augmentar la inversió en AdWords (l'actual Google Ads). Sona ridícul, però és 100% real.

  • #2 - Política de Recursos Humans deficient

  • Un dels exterminadors de productivitat més clars i recurrents és la manca de capacitat per a delegar. 

    Quan comences un negoci, li dediques moltes hores i molt d'esforç; no pots evitar sentir que és una prolongació de tu mateix. És llavors quan caus en l'error de pensar que només tu l'entens i vols controlar-ho tot. 

    Llevat que tinguis el do de la ubiqüitat o no et calgui dormir ni veure a la teva família, la realitat és que és impossible estar a sobre de tot el que passa a l'empresa. 

    Quan intentes fer-ho, tu mateix suposes un fre i crees colls d'ampolla que aturen la producció i fan que perdis oportunitats, a més d'anar frenant la teva empenta, entusiasme i/o salut.
  • Tornem a la sol·licitud de fons i despesa de la qual parlàvem abans: per què es va establir aquest procediment? Perquè el CEO de l'empresa volia tenir un control exhaustiu de cada moviment. 

    A la pràctica, això feia que qualsevol imprevist suposés, com a mínim, una setmana sencera d'inacció. Amb la qual cosa, encara que es detecti l'oportunitat, aquesta incapacitat per delegar en la persona que has contractat per a la gestió d'una àrea farà que perdis agilitat i cintura. 

    Evidentment, també està l'assumpte de contractar una persona que no és l'adequada per a un determinat lloc. Això és una cosa que entra dins del possible i que no es pot saber a priori. També és una situació que pot arribar a ser desagradable i difícil de resoldre, però quan es dóna, cal ser ràpid no deixant que s'enquisti. 

    Intenta buscar equips cohesionats, dóna la responsabilitat a qui se la mereixi i, quan no hi ha manera de reconduir una situació, pren mesures dràstiques si no hi ha altre remei.
  • #3 - Exterminadors de productivitat tecnològics

  • Sembla obvi, però no totes les empreses tenen clar el que la tecnologia pot fer per incrementar (o disminuir) la productivitat dels seus negocis. Molts d'aquests frens tecnològics són al mateix temps procedimentals –com en el primer cas–, tot i que ja hem vist que no tots. 

    En el dia a dia d'una empresa, hi ha infinitat de funcions i tasques que es poden optimitzar d'una manera brutal utilitzant recursos tecnològics. Això és així a tots els nivells i en tots els estaments, però posem un exemple.
  • Imagina una empresa que porta la seva comptabilitat a través de fulls d'Excel penjats en un servidor: imagines quant de temps i qualitat de treball guanyaria utilitzant un software específic que permetés gestionar despeses, ingressos, facturació, automatització d'informes...? El mateix es podria aplicar a la informatització de la gestió d'inventaris i logística.

  • #4 - Manca de medició

  • Tenim molt clar que el principal avantatge del model digital és que podem mesurar el resultat de cada acció. Ens trenquem el cap buscant els KPIs per a l’eCommerce que millor quantifiquen els nostres esforços però... mesurem la nostra actuació com a empresa en el back-office?
  • No, no es tracta de posar un rellotge de fitxar davant del qual els treballadors facin cua a les 8 del matí. Ens referim a utilitzar eines i metodologies provades (des d'algunes complexes com Slack a d’altres bàsiques com Toggl) i que funcionen per poder fer la medició del temps que dedica cada treballador a cada projecte i a cada tasca concreta dins del mateix. 

    No es tracta d'auditar ni de fiscalitzar el treballador ni nosaltres mateixos. El que es persegueix és trobar els exterminadors de productivitat per poder prendre mesures correctores i equilibrar els recursos d'una manera més eficient.
  • Aquests són els exterminadors de productivitat més generals, els que tenen a veure amb els processos i la cultura de la teva empresa. Els reconeixes en el teu negoci? Què fas per combatre'ls? Comparteix la teva saviesa en els comentaris.

  • Llegeix la sèrie completa aquí: 

    Imatges | Unsplash.

Miguel Nicolás


Miguel Nicolás O'Shea és copywriter de tota la vida (més de 15 anys treballant en agències) i especialista en Search Marketing (SEO i PPC). A partir d'ara aportarà la seva experiència en màrqueting online a Oleoshop, publicant amb regularitat.
comments powered by Disqus

Buscar

Últimes entrades

Utilitzem cookies pròpies i de tercers per realitzar anàlisis d'ús de la nostra web. En continuar amb la navegació entenem que s'accepta la nostra política de cookies

Accepto