5 herramientas económicas para rendir más trabajando menos

No hace falta que nos cuentes todo lo que tienes que hacer como emprendedor: te aseguramos que te entendemos y nos da de todo con solo pensarlo.

Por eso mismo hemos estado dándole una vuelta a ver cómo podíamos hacerte la vida un poco más fácil y, sobre todo, productiva.

Esta es la pequeña caja de herramientas que hemos preparado para que rindas más trabajando menos (y tranquilidad, que no te vas a arruinar, también nos hemos fijado en eso).

En realidad, la que nos volvía locos era Wunderlist, una herramienta para gestión de tareas realmente sencilla, intuitiva y muy funcional. ¿Entonces por qué te recomendamos Microsoft To Do? La respuesta es que en mayo de este año todas las cuentas de Wunderlist se tendrán que mudar al software de Microsoft. 

Los fieles a Wunderlist no acaban de ver en To Do un clon, pero hay que reconocer que funciona muy bien. De un solo vistazo puedes organizar todas las tareas pendientes e ir eliminando las que des por cumplidas.

El interfaz es muy sencillo, además de visualmente solvente. Crear listas de tareas por categorías, compartir de manera colaborativa las que lo requieran, crear alertas y trabajar de manera sincronizada desde tu móvil o equipo de escritorio resulta realmente fácil.

Esta sí que es una auténtica pasada, ya que te permite hacer prácticamente cualquier cosa que se te ocurra de manera automática.

Lo que hace IFTTT básicamente es conectar diferentes servicios y permitir que definamos una condición que ponga en marcha la función. Dicho así suena complicado, por lo que creo que será mejor ponerte un ejemplo.

Todo esto se puede hacer desde cero, o recurrir a “recetas” o applets creados por su activa comunidad. Vas a flipar con la cantidad de cosas que se pueden llegar a hacer conectando los diferentes servicios.

Añadir tareas a listados, sincronizar calendarios, crear tareas en herramientas de project management como Asana o Trello, mandar reportes de email marketing con Mailchimp o incluso gestionar la domótica de tu oficina o determinadas tareas utilizando asistentes de voz. 

Tienes media vida laboral en tu correo electrónico, ¿a que sí? Esto es algo que tenemos en común todos los emprendedores, ya que gran parte de nuestro trabajo gira alrededor de los emails (relaciones con proveedores, pedidos, facturación, atención al cliente…)

Si utilizas Gmail como tantas personas en el mundo, Streak se puede convertir en todo un aliado para hacer una gestión infinitamente más rápida y eficiente.

Básicamente, se trata de un software de CRM (Customer Relationship Manager) que te permite hacer un seguimiento pormenorizado de las ventas o los leads; pero, además, tiene aplicación en procesos de selección, gestión de proyectos y es toda una herramienta de atención al cliente.

Streak se integra directamente en Gmail (tanto en la app móvil como en el navegador de escritorio). Desde el momento en que empieces a utilizarlo, verás un panel adicional a la derecha de la bandeja de entrada en la que se recogerán todos los datos necesarios para hacer el seguimiento. Por ejemplo:

• Estado: se ha contactado o está pendiente.
• Persona asignada: dentro del equipo podemos elegir al responsable de realizar el seguimiento de esa venta, incidencia o proceso.
• Columnas personalizadas: aquí podemos elegir entre bastantes opciones, que van desde la asignación de un nivel de prioridad o el registro de los últimos contactos a intereses demostrados y notas importantes.

En un panel central se nos muestran, a modo de línea temporal, todas las comunicaciones –incluyendo archivos adjuntos, tareas realizadas/pendientes o un registro con las notas introducidas después de cada llamada telefónica.

Se integra muy fácilmente con otras aplicaciones de Google como las hojas de cálculo, con lo que permite exportar los datos sin problema para trabajarlos fuera de Streak.

Esta es, probablemente, una de las aplicaciones de Google más infravaloradas e infrautilizadas por todo el mundo, pero que te puede servir de soporte para no perder ni una idea en el momento en que se produzca. 

Keep funciona como un bloc de notas digital que puedes tener siempre abierto mientras trabajas en un pestaña de tu ordenador y en su app para dispositivos móviles.

Todas las notas que vayas tomando, incluyendo las realizadas a mano alzada mediante dibujos o las que contienen imágenes, se sincronizan automáticamente, con lo que podrás consultarlas desde cualquier aparato y en cualquier momento.

La gestión de las notas es muy buena. Te permite, por ejemplo, compartirlas con otros usuarios, fijar recordatorios que funcionan como alertas, categorizarlas mediante etiquetas y archivarlas cuando te interese.

¿Sabes exactamente cuánto tiempo le dedicas a cada tarea? Seguro que no a ciencia cierta, pero eso puede suponer que estés invirtiendo demasiados recursos en tareas improductivas o difíciles de rentabilizar. 

La mejor forma de tener una visión general de tu forma de trabajar es utilizar un sistema de seguimiento de tiempos como Toggl. Se trata de una pequeña aplicación que debes dejar abierta mientras trabajas. Cuando empieces (o retomes) una tarea se lo indicas y pones en marcha el temporizador. De este modo, a final de semana o de mes, puedes saber exactamente en qué se te ha ido el tiempo.

A lo mejor te suena un poco estresante, pero lo cierto es que cuando vas a utilizarlo no lo ves como un juez sino como un auditor. Psicológicamente, tiene el beneficio de ayudarte a centrarte en el trabajo sin que te disperses.

Los emprendedores tenemos que rentabilizar el esfuerzo al máximo y así tener tiempo para vivir un poco, que también hace falta.

Imágenes | Unsplash y herramientas enlazadas.