Cómo crear un dosier de prensa que genere notoriedad

Empecemos por el principio y así aclaramos el concepto desde cero. Se trata de una recopilación de información, datos y recursos sobre la empresa a la que se le da un formato periodístico. 

Hace años este dosier tenía un formato físico, era una carpeta que se hacía llegar a los medios y se distribuía entre los asistentes a los eventos promovidos por las marcas. Evidentemente, una vez llegados a la época actual, esas carpetas impresas han dado paso a una versión digital y descargable que puede encontrarse dentro de un site corporativo o eCommerce.

Su principal utilidad es poner las cosas más fáciles a los medios y no nos referimos únicamente a periódicos y televisiones. Hay que entender bien el contexto digital y darse cuenta que muchos blogs tienen un alcance segmentado mayor que los periódicos generalistas, con todo lo que eso representa a la hora de generar notoriedad. 

Cuando alguien está escribiendo un artículo sobre nuestra marca o industria lo lógico es que visite nuestra página. Como no todas las empresas disponen de dosieres de prensa, el dar con una que sí envía un mensaje claro: nos importa lo que digan los medios y por eso te facilitamos el trabajo y ¿a quién no le gusta que le ahorren tiempo? Tal vez este pequeño esfuerzo por nuestra parte haga que destaquemos frente a otros competidores. 

Además, hay una tercera razón para valorar el incluir un kit de prensa en nuestra página. Resulta muy beneficioso para nuestra imagen de marca desde el punto en que podemos, si no controlar, sí dirigir el tono de la comunicación corporativa. Esto supone una ventaja a la hora de mantener una homogeneidad en el tono de la comunicación.

La respuesta es un sí rotundo. No tengamos complejos al respecto, es un recurso más de marketing y no hay una barrera de entrada. 

Actualmente el lanzamiento de notas de prensa es muy común dentro de cualquier empresa o eCommerce y esto, de manera directa o indirecta, captará el interés de los medios. Aunque sólo sea por una cuestión de coherencia es una gran idea tener este tipo de recursos disponibles. 

Además, y utilizando la lógica inversa: si tú has pensado que sólo las empresas “grandes” o “serias” disponen de un dosier de prensa, el mensaje que estás proyectando hacia los demás al tener el tuyo es que eres una de “esas” empresas.

Vamos a ponernos manos a la obra. A continuación, vamos a desarrollar una estructura que funciona, pero no olvides que en este caso también es muy importante la calidad final del documento. 

Cuida al máximo la calidad del texto, veracidad y precisión de los datos (incluye bastantes: son muy útiles para los medios), gráficos, imágenes, maquetación, diseño… puedes hacerlo tú mismo con algún programa tipo Canva si no tienes un equipo de diseño ni quieres pagar a un freelance que lo haga.

Dedica una sección introductoria a decir quién eres como empresa. Este es el lugar para causar la primera impresión así que cúrratelo. 

Puedes hablar de cómo surgió la idea, de dónde vienes y a dónde quieres llegar. Si tienes algún tipo de manifiesto o documentada la misión y visión de tu empresa debes condensarlo en este espacio.

Piensa que para los medios son muy útiles como referencia. Quieren saber desde cuándo se fundó la empresa, cuántos trabajadores tienes o cuantos clientes tienes activos a cuál ha sido la evolución de tus ventas. 

Escribir un artículo requiere de una gran cantidad de información y no siempre es sencillo encontrarla de manera pública ni fiable. Es importante recalcar esto último: si puedes aportar cualquier fuente que refrende tu autoridad como empresas auditoras o similares… mejor que mejor.

Las respuestas a preguntas frecuentes, si realmente lo son, facilitan también la labor. Haz un ejercicio lo más sincero posible, profundiza en lo que la gente quiere saber de tu empresa o tus productos y crea un documento sólido y que aporte valor. 

No hay que volverse loco y añadir por añadir, quédate con las que realmente puedan interesar desde un punto de vista periodístico, lo que te preguntarían o te han preguntado en una entrevista. Dale estructura de cuestionario e incluye un pequeño índice si fuera necesario para facilitar el escaneado del texto.

Conviene siempre humanizar a la marca. Los medios y los usuarios quieren saber quién está detrás de una compañía así que no dudes a la hora de incluirlos en tu dossier de prensa. 

Habla de ti y de tus trabajadores, ponles cara y ojos. Esto hablará muy bien de la transparencia como empresa y proyectará una sólida imagen de proyecto común formado por profesionales implicados.

Si tienes menciones previas en cualquier tipo de medio: escrito, radio o audiovisual, local o nacional, digital o no… haz una selección de los más relevantes e inclúyelo en esta sección. 

Puede que de aquí surja un hilo del que tirar por parte de aquél que va a escribir sobre ti. Además, siempre aporta autoridad y supone una fuente a la que dirigirnos.

No te olvides de hacer referencia a tus propias notas de prensa, al menos a las más significativas (lanzamientos, éxitos concretos, nombramientos o fusiones).

Puede llegar a ser muy difícil encontrar material de calidad para ilustrar un artículo. No te imaginas lo que se puede llegar a agradecer tener a tu disposición un buen pack de fotos y vídeos. 

Maneja siempre varias resoluciones, especialmente en el tema de las imágenes. Ten en cuenta que no es lo mismo un artículo en prensa que en digital, las fotografías tienen que ser de mucha calidad para que se puedan imprimir con garantías. 

En cuanto a la temática de estos recursos te recomendaría que incluyeras bastantes cosas: 

• Logotipos: esto es muy práctico y no siempre se contempla. Si quieres que se respeten tus guidelines no hay mejor forma que hacer que estén disponibles en varios formatos (no olvides incluirlo sin fondo en gif o png).

• Personal: es interesante también tener fotografías de aquellos profesionales de la empresa que tengan un mayor interés para el público. Imagina que concedes una entrevista, mejor que seas tú el que facilite la foto del CEO a que la extraigan de Internet.

• Instalaciones: a los medios también les resulta muy valioso a título ilustrativo. No olvides preparar algunos recursos en este sentido.

• Producto: evidentemente esto es muy importante. Especialmente cuando eres fabricante o dispones de cierta exclusividad.

• Eventos: otro recurso típico que puede dar muy buen resultado.

Esto no ha cambiado desde los tiempos de las carpetas físicas. Se siguen haciendo llegar a aquellos medios potencialmente interesantes o que lo soliciten, así que deberás disponer de un dossier en un formato y peso que se adecúe al correo electrónico. 

También es importante pensar en el “self service” tan unido a Internet. Para resultar más ágil recomiendo que lo incluyas en una página dentro de tu site bajo el epígrafe: “prensa”, siempre lo puedes enlazar en el footer del sitio, al fin y al cabo, es algo bastante específico y no transaccional con lo que darle entidad en el menú principal es un poco excesivo.

Imágenes | Unsplash y Netflix.