Guia per a saber delegar: com aconseguir un negoci que funciona sol (2)

Com que sabem que aquest tema és dels que millor cal meditar, hem preparat una sèrie de posts que va començar amb aquesta primera part de la guia i que tanca amb el post que llegeixes ara mateix.

Com ja hem parlat abastament de per què és important delegar i com fer-ho, ara aprofundirem en la part humana de la qüestió. Com triem a qui encomanar quines tasques? Quina persona és la més indicada?

Doncs avui t’ajudarem amb aquesta part.

Un cop que has auditat i prioritzat les tasques, és el moment de començar a delegar en el teu equip. Aquí caldria distingir entre 2 supòsits diferents.

El primer escenari implica comptar amb un equip ja creat. En general, en aquest cas resulta més fàcil reassignar les tasques, perquè ja coneixes l'equip i cadascun dels seus membres: saps quina és la seva implicació, manera de treballar, punts forts i febles.

En contraposició, si encara no comptes amb un perfil dins de l'empresa que pugui fer el que et cal delegar i has de contractar-lo específicament, hauràs de plantejar-te molt bé què necessites per tal d’assegurar-te que cobreixes les necessitats que tens en aquell moment, i també les necessitats futures.

Tenint això clar, podem parlar d'una sèrie de factors que incideixen en la decisió de triar en qui delegar.

Et cal comptar amb algú que acrediti la seva capacitat per resoldre la tasca. En general, el millor és que sigui algú que ja hagi fet alguna cosa similar anteriorment, ja sigui en la teva empresa o en una feina anterior.

De vegades, no es compta amb ningú en plantilla o no es pot fitxar algú hiperespecialitzat. En aquests casos, gairebé és més important comptar amb altres dos factors: l'actitud per sobre de l'aptitud i el temps per donar formació.

Si tens algú que t'ha demostrat la seva capacitat per assumir noves tasques i té bona disposició... aquesta és la teva persona.

Hauràs de dedicar-hi força temps al principi, primer fins que interioritzi bé la tasca i després en la seva supervisió. Com millor sigui la relació coneixement de la tasca/actitud, la teva inversió en temps serà menor i el resultat millor.

És ambiciós? Independent? Individualista? Creus que es veu a si mateix dins l'empresa a llarg termini? Hi ha gent, per exemple, que no sap treballar sota pressió, mentre que d’altres mantenen sempre el cap fred.

Abans de delegar en algú, és important saber aquestes coses. Ja hem comentat la importància d'una bona actitud, però no és només això. El millor és que tinguis un perfil molt clar d'en qui estàs delegant.

Quines característiques són les ideals? Dependrà de la tasca, però per defecte busca algú disciplinat, capaç de pensar per si mateix, proactiu a l’hora de buscar solucions a través del pensament lateral i que tingui un cert vincle amb l'empresa.

Això últim és vital perquè no podem formar algú cada 6 mesos. Simplement no és operatiu, i a mig termini resulta un problema més que no pas una solució. Posa de la teva part per fer atractiva la feina.

Els recursos són limitats per a qualsevol empresa, fins i tot per a les més grans. Això és una cosa que ha de tenir clara tothom que vulgui emprendre.

Quan es delega, d'alguna manera s’altera el flux de treball. Això és molt sensible, perquè l'òptim serà equilibrar les càrregues però, en cap cas, moure els colls d'ampolla de tu a un altre treballador.

Abans de triar "a l'afortunat", és important que valoris si aquesta persona és capaç d'assumir més tasques sense que això comprometi el seu rendiment general ni el faci anar a corre cuita. Això repercuteix en la qualitat de la seva feina i, sobretot, en el seu nivell de satisfacció.

Si ens trobem davant d'una tasca que es pot fraccionar en petites sub-tasques, podem fer-ho per assegurar-nos el fet de ser equitatius i mantenir el flux de treball d'una manera eficient i productiva.

Només una última puntualització general per acabar amb aquesta guia: saber delegar implica també mantenir l'equilibri entre l'exigència i el reconeixement.

D'una banda, no pots deixar que tiri endavant una feina que no compleix amb les exigències mínimes: has de fer entendre que el que no surt bé s'ha d'ajustar, sense drames ni bronques però tampoc assumint tu una altra vegada la càrrega de refer la feina.

D'altra banda, quan les coses comencin a anar rodades i sentis que et pots desentendre dels detalls del dia a dia –la supervisió general mai no ha de deixar-se de banda–, reconeix els mèrits i agraeix l'esforç. Aquesta és una de les coses que s'esperen d'un líder i de les que més agraeix qualsevol que estigui fent un esforç.