Com crear un dossier de premsa que generi notorietat

Comencem pel principi i així aclarim el concepte des de zero. Es tracta d'un recull d'informació, dades i recursos sobre l'empresa al qual se li dóna un format periodístic. 

Fa anys aquest dossier tenia un format físic, era una carpeta que es feia arribar als mitjans i es distribuïa entre els assistents als esdeveniments promoguts per les marques. Evidentment, un cop arribats a l'època actual, aquestes carpetes impreses han donat pas a una versió digital i que es pugui descarregar que pot trobar-se dins d'un site corporatiu o eCommerce.

La seva principal utilitat és posar les coses més fàcils als mitjans i no ens referim únicament a diaris i televisions. Cal entendre bé el context digital i adonar-se que molts blogs tenen un abast segmentat més gran que els diaris generalistes, amb tot el que això representa a l'hora de generar notorietat. 

Quan algú està escrivint un article sobre la nostra marca o indústria el més lògic és que visiti la nostra pàgina. Com que no totes les empreses disposen de dossiers de premsa, el trobar amb una que sí envia un missatge clar: ens importa el que diguin els mitjans i per això et facilitem la feina i, a qui no li agrada que li estalviïn temps? Potser aquest petit esforç per la nostra part farà que destaquem davant d'altres competidors. 

A més, hi ha una tercera raó per valorar incloure un kit de premsa a la nostra pàgina. Resulta molt beneficiós per a la nostra imatge de marca des del punt en què podem, si no controlar, sí dirigir el to de la comunicació corporativa. Això suposa un avantatge a l'hora de mantenir una homogeneïtat en el to de la comunicació.

La resposta és un sí rotund. No tinguem complexos sobre aquest tema, és un recurs més de màrqueting i no hi ha una barrera d'entrada. 

Actualment el llançament de notes de premsa és molt comú dins de qualsevol empresa o eCommerce i això, de manera directa o indirecta, captarà l'interès dels mitjans. Encara que només sigui per una qüestió de coherència és una gran idea tenir aquest tipus de recursos disponibles. 

A més, i utilitzant la lògica inversa: si tu has pensat que només les empreses "grans" o "serioses" disposen d'un dossier de premsa, el missatge que estàs projectant cap als altres en tenir el teu propi és que ets una “d'aquestes" empreses.

Anem per feina. A continuació, desenvoluparem una estructura que funciona, però no oblidis que en aquest cas també és molt important la qualitat final del document. 

Cuida al màxim la qualitat del text, veracitat i precisió de les dades (inclou bastants: són molt útils per als mitjans), gràfics, imatges, maquetació, disseny... pots fer-ho tu mateix amb algun programa tipus Canva si no tens un equip de disseny ni vols pagar a un freelance que ho faci.

Dedica una secció introductòria a dir qui ets com a empresa. Aquest és el lloc per causar la primera impressió així que treballa-t’ho. 

Pots parlar de com va sorgir la idea, d'on véns i a on vols arribar. Si tens algun tipus de manifest o la missió i visió de la teva empresa documentada ho has de condensar en aquest espai.

Pensa que per als mitjans són molt útils com a referència. Volen saber des de quan es va fundar l'empresa, quants treballadors tens, quants clients tens actius o fins i tot quina ha estat l'evolució de les teves vendes. 

Escriure un article requereix d'una gran quantitat d'informació i no sempre és senzill trobar-la de manera pública ni fiable. És important recalcar això últim: si pots aportar qualsevol font que ratifiqui la teva autoritat com a empreses auditores o similars... millor que millor.

Les respostes a preguntes freqüents, si realment ho són, faciliten també la feina. Fes un exercici el més sincer possible, aprofundeix en allò que la gent vol saber de la teva empresa o els teus productes i crea un document sòlid i que aporti valor. 

No cal tornar-se boig i afegir per afegir, queda't amb les que realment puguin interessar des d'un punt de vista periodístic, el que et preguntarien o t'han preguntat en una entrevista. Dóna-li estructura de qüestionari i inclou un petit índex si fos necessari per facilitar l'escanejat del text.

Convé sempre humanitzar la marca. Els mitjans i els usuaris volen saber qui està darrere d'una companyia així que no dubtis a l'hora d'incloure'ls en el teu dossier de premsa. 

Parla de tu i dels teus treballadors, posa-li cara i ulls. Això parlarà molt bé de la transparència com a empresa i projectarà una sòlida imatge de projecte comú format per professionals implicats.

Si tens esments previs en qualsevol tipus de mitjà: escrit, ràdio o audiovisual, local o nacional, digital o no... fes una selecció dels més rellevants i inclou-los en aquesta secció. 

Potser d'aquí sorgeixi un fil del que tirar per part d'aquell que escriurà sobre tu. A més, sempre aporta autoritat i suposa una font a la qual dirigir-nos.

No t'oblidis de fer referència a les teves pròpies notes de premsa, almenys a les més significatives (llançaments, èxits concrets, nomenaments o fusions).

Pot arribar a ser molt difícil trobar material de qualitat per il·lustrar un article. No t'imagines el que es pot arribar a agrair tenir a la teva disposició un bon pack de fotos i vídeos. 

Gestiona sempre diverses resolucions, especialment en el tema de les imatges. Tingues en compte que no és el mateix un article en premsa que en digital, les fotografies han de ser de molta qualitat perquè es puguin imprimir amb garanties.

Pel que fa a la temàtica d'aquests recursos et recomanaria que incloguessis força coses: 

• Logotips: això és molt pràctic i no sempre es contempla. Si vols que es respectin els teus guidelines no hi ha millor manera de fer que estiguin disponibles en diversos formats (no oblidis incloure-ho sense fons en gif o png). 

• Personal: és interessant també tenir fotografies d'aquells professionals de l'empresa que tinguin un major interès per al públic. Imagina que concedeixes una entrevista, millor que siguis tu el que faciliti la foto del CEO a que la extreguin d'Internet. 

• Instal·lacions: als mitjans també els resulta molt valuós a títol il·lustratiu. No oblidis preparar alguns recursos en aquest sentit. 

• Producte: evidentment això és molt important. Especialment quan ets fabricant o disposes de certa exclusivitat. 

• Esdeveniments: altre típic recurs que pot donar molt bon resultat.

Això no ha canviat des dels temps de les carpetes físiques. Se segueixen fent arribar a aquells mitjans potencialment interessants o que ho sol·licitin, així que hauràs de disposar d'un dossier en un format i pes que s'adeqüi al correu electrònic. 

També és important pensar en el "self service" tan unit a Internet. Per resultar més àgil, recomano que ho incloguis en una pàgina dins del teu site sota l'epígraf: "premsa", sempre ho pots enllaçar al footer del lloc web, al cap i a la fi, és una cosa bastant específica i no transaccional, amb la qual cosa donar-li entitat al menú principal és una mica excessiu.

Imatges | Unsplash i Netflix.